Preparación para Tesoro CRM

¡Bienvenido a Tesoro CRM! Una buena preparación es clave para un comienzo exitoso. Esta guía te llevará paso a paso a través del proceso de preparación para que puedas aprovechar al máximo todas las funcionalidades.

Paso 1: Define tus objetivos y expectativas

Antes de comenzar con la transición, es importante tener claro lo que deseas lograr con Tesoro CRM:

• ¿Qué desafíos quieres resolver?
• ¿Qué procesos deseas optimizar?
• ¿Qué informes son esenciales para tus operaciones comerciales?
• ¿Cuáles son tus expectativas sobre la experiencia del usuario?

Paso 2: Mapea tu equipo y procesos

Equipo y roles

Precaución

Asegúrate de que siempre haya al menos un Administrador para gestionar el sistema.

Tesoro CRM tiene dos roles principales:

Administrador: Tiene los permisos más altos y puede configurar los ajustes de la empresa, crear e invitar usuarios.

Empleado: Tiene los mismos derechos que un administrador, excepto en la configuración, pero no puede modificar los ajustes de la empresa ni gestionar usuarios.

Flujo de trabajo actual

Sistemas actuales:

• ¿Qué software de CRM estás utilizando actualmente?
• ¿Utilizas sistemas separados para correo electrónico, calendario o gestión de documentos?
• ¿Trabajas con software o portales inmobiliarios específicos?

Procesos de trabajo:

• Mapea tus flujos de trabajo actuales:
  • Gestión de leads (¿cómo se hace el seguimiento de los leads?)
  • Flujo de ventas (pasos desde el lead hasta el cierre)
  • Informes (¿qué datos necesitas?)
  • Gestión de documentos (¿dónde se almacenan los documentos?)

Portales Inmobiliarios

Crea un resumen de todos los portales en los que estés activo, como:

• Idealista (a través de API)
• Fotocasa (integración futura)
• Otras plataformas relevantes

Para cada portal, necesitamos:

• Nombre del portal
• Código ILC (solo para Idealista)
• Persona de contacto en el portal (nombre, correo electrónico, teléfono)
• Claves API actuales o credenciales de inicio de sesión
• Requisitos o necesidades específicas para la integración

Nota: Para algunos portales (como Idealista), necesitamos notificar oficialmente sobre el cambio a Tesoro CRM. Ten esto en cuenta en tu planificación.

Paso 3: Prepara tus datos

Datos a migrar

Consejo

Siempre haz una copia de seguridad de tus datos existentes antes de comenzar la migración.

• Información de clientes y contactos
• Transacciones activas y completadas
• Documentos y archivos adjuntos
• Citas y tareas
• Notas e historial de comunicación

Información del CRM actual

Para una migración sin problemas, necesitamos:

• Nombre y versión de tu sistema CRM actual
• Opciones de exportación disponibles (CSV, Excel, API)
• Cómo están organizados actualmente tus datos
• Relaciones importantes entre diferentes tipos de datos

Estructura de datos en Tesoro CRM

En Tesoro, los contactos se gestionan en una sola base de datos y se pueden clasificar como Lead o Contacto:

• Leads: Ingresan a través de la interfaz de leads y se tratan como tales.
• Contactos: Una vez que un lead se convierte en una operación y un contacto, la clasificación cambia a Contacto.

Instrucciones de importación

Precaución

Aviso importante sobre la importación de datos

La importación de datos suele ser más compleja de lo que parece. Debido a las diferencias en las estructuras de datos entre sistemas, pueden surgir problemas como:

• Mapeo incorrecto de campos
• Pérdida de datos
• Registros duplicados o incompletos
• Problemas con caracteres especiales o formato

Por lo tanto, te recomendamos encarecidamente que te pongas en contacto con tu Gerente de Éxito de Tesoro CRM antes de comenzar a importar. Ellos pueden guiarte en el proceso y asegurarse de que tus datos se transfieran correctamente.

Puedes importar datos a Tesoro CRM de varias maneras, según el tipo de datos:

1. Importar Leads

   • Ve a: Importar Leads
   • O haz clic en el botón en la esquina superior derecha de la vista general de Leads y selecciona “Importar”

2. Importar Relaciones

   • Ve a: Importar Relaciones
   • O haz clic en el botón en la esquina superior derecha de la vista general de Relaciones y selecciona “Importar”

3. Importar Contactos

   • Ve a: Importar Contactos
   • O haz clic en el botón en la esquina superior derecha de la vista general de Contactos y selecciona “Importar”

4. Importar Operaciones (próximamente)

   • Se agregará pronto

Plantillas disponibles

Para una importación de datos eficiente, hemos preparado plantillas prácticas. Puedes descargarlas y completarlas fácilmente con tus propios datos:

• 📥 Plantilla para importar Leads
• 📥 Plantilla para importar Relaciones
• 📥 Plantilla para importar Contactos

Consejo

Sigue la estructura de la plantilla exactamente para evitar errores de importación. Asegúrate de descargar siempre la versión más reciente de las plantillas utilizando los enlaces anteriores.

Paso 1: Abre la pantalla de importación

En esta pantalla, verás el módulo de importación de Tesoro CRM. Aquí puedes:

• Hacer clic en “Seleccionar archivo” para cargar tu archivo CSV
• Elegir el tipo de importación correcto (por ejemplo, Contactos o Propiedades)
• Seleccionar un perfil de mapeo si has creado uno anteriormente
• Iniciar la importación haciendo clic en el botón “Siguiente”

Paso 2: Mapea los campos

En esta pantalla, asignarás las columnas de tu archivo CSV a los campos correspondientes en Tesoro CRM:

• Columna izquierda: Muestra los campos en tu archivo CSV
• Columna derecha: Muestra los campos correspondientes en Tesoro CRM
• Mapear: Arrastra los campos de izquierda a derecha o usa las flechas para conectarlos
• Opciones avanzadas: Haz clic en el icono de engranaje para configuraciones adicionales
• Completar: Haz clic en “Siguiente” para iniciar la importación

Consejo: ¡Guarda tus asignaciones de campos como perfil para usarlas más tarde!

A continuación, encontrarás un ejemplo de cómo podrían estructurarse tus datos:

"first_name","last_name","email","phone","owner_email","address.street","address.city","address.state","address.zip_code","address.country","lead.status","lead.source","lead.stage","property_details.type","property_details.location","property_details.number_of_bedrooms","property_details.size_min","property_details.size_max","property_details.price_min","property_details.price_max","timing.looking_to","timing.timeline_min","timing.timeline_max","salutation","language","additional_information"
"Preston","Sappson","[email protected]","+46 354 453 0889","[email protected]","Fulton","Göteborg","Västra Götaland","415 17","SE","lost","idealista","hot","townhouse","id",1,3,2,6,6,"sell","2023-03-24 23:51:45","2023-02-03 05:49:34","mr","es-ES","datos de ejemplo"
"Marian","Dockwray","[email protected]","+62 213 468 1483","[email protected]","Dexter","Nilanapo",,,"ID","lost","social_media","hot","apartment","pulvinar",0,5,4,7,1,"sell","2023-07-01 17:06:02","2023-05-11 09:35:03","sra","es","más datos de ejemplo"

Verifica cuidadosamente los datos importados para asegurarte de que estén completos y sean precisos.

Paso 4: Involucra y capacita a tu equipo

Capacitación del equipo

Programa una sesión de capacitación para que tu equipo se familiarice con Tesoro CRM. Enfócate en:

• Navegación básica e interfaz de usuario
• Funciones y flujos de trabajo clave
• Cómo realizar tareas comunes
• Dónde encontrar ayuda si te quedas atascado

Usuarios clave

Asegúrate de que los siguientes usuarios clave participen en el proceso de implementación:

• Administradores del sistema (responsables de la gestión de usuarios)
• Líderes de equipo (pueden ayudar a capacitar a su equipo)
• Superusuarios (miembros del equipo entusiastas que pueden ayudar a los demás)

Plan de comunicación

Mantén a tu equipo informado sobre la implementación:

• Programa actualizaciones periódicas sobre el progreso
• Comparte consejos y trucos útiles
• Celebra los éxitos y los hitos alcanzados

Paso 5: Configura la integración de correo electrónico

Integración de correo electrónico

Configura tu correo electrónico para una comunicación fluida:

• Vincula tu cuenta de correo electrónico comercial a Tesoro CRM
• Configura plantillas de correo electrónico para mensajes comunes
• Establece el seguimiento de correo electrónico para leads y clientes

Migración de correo electrónico (Opcional)

¿Deseas importar correos electrónicos antiguos? Esto puede ser útil para:

• Mantener el historial de comunicación
• Buscar en correspondencia pasada
• Preservar el contexto para las relaciones con clientes existentes

Consideraciones importantes:

• Cada usuario necesita una dirección de correo electrónico única
• Verifica si tu proveedor de correo electrónico actual es compatible
• Ten en cuenta los posibles costos de migración al cambiar de proveedor
• Planifica suficiente tiempo para la migración, especialmente con grandes volúmenes de datos de correo electrónico

Paso 6: Configura la información de pago

Detalles de facturación

• Ingresa la información de tu empresa para facturación
• Verifica que todos los detalles sean correctos
• Guarda la información

Método de pago

• Elige tu método de pago preferido
• Ingresa los datos requeridos
• Confirma tu información de pago

Historial de facturación

• Revisa tus facturas y pagos
• Descarga facturas si es necesario
• Consulta tu historial de facturación

Paso 7: Planifica la incorporación

Paso 1: Llamada de presentación (30 min)

• Conoce a tu persona de contacto asignada
• Discute objetivos y expectativas
• Establece la línea de tiempo

Paso 2: Implementación técnica (1-2 semanas)

• Configura tu entorno de Tesoro
• Conecta el correo electrónico y otras integraciones
• Importa datos existentes

Paso 3: Capacitación (1-2 sesiones)

• Descripción general de las funciones clave
• Práctica con ejemplos del mundo real
• Sesión de preguntas y respuestas

Paso 4: Puesta en marcha y seguimiento

• Lanzamiento oficial
• Soporte adicional durante las primeras semanas
• Evaluación a los 30 días

Soporte adicional

Asistencia en la implementación

¿Necesitas ayuda adicional con la implementación? Nuestros socios certificados pueden ayudarte con:

• Migración de datos
• Personalización de procesos
• Capacitación del equipo
• Integraciones técnicas

Información de contacto

Para preguntas o soporte, por favor contacta con:

• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +34 91 123 45 67
• Chat en vivo: disponible en tu cuenta de Tesoro CRM

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tardaré en poder comenzar?

Puedes comenzar inmediatamente después de registrarte. La implementación completa generalmente toma de 1 a 2 semanas.

¿Puedo importar mis datos existentes?

Sí, admitimos la importación de contactos, propiedades y otros datos relevantes. Contáctanos para una recomendación personalizada.

¿La capacitación está incluida?

Sí, ofrecemos capacitación estándar para tu equipo. Hay capacitación adicional disponible por un costo extra.

Próximos pasos

1. Confirma tu dirección de correo electrónico haciendo clic en el enlace del correo de confirmación
2. Completa tu perfil con los detalles de la empresa
3. Programa una llamada de presentación con tu gerente de incorporación personal
4. Prepara a tu equipo para los próximos cambios

¿Tienes alguna pregunta? Nuestro equipo está aquí para ayudarte en cada paso del proceso. ¡Buena suerte con Tesoro CRM!

Al seguir estos pasos, asegurarás una transición fluida a Tesoro CRM. Nuestro equipo está listo para guiarte y apoyarte durante todo el proceso.

¿Tienes alguna pregunta o te gustaría comenzar de inmediato? Por favor, contacta a tu gerente de cuenta o envía un correo electrónico a [email protected].

¡Esperamos trabajar contigo y tu equipo en Tesoro CRM!